Digitalizzare i processi e ridurre la carta è importante per ottimizzare i processi e per ridurre l'impatto dell'attività sull'ambiente. Ma a che punto siamo?
Quando si parla di Data-Driven si fa riferimento ad un modello manageriale basato sui dati, grazie al quale le informazioni raccolte durante le attività operative diventano oggetto di analisi e strumento strategico e di verifica. Questo approccio non è da pensare esclusivo del mondo industriale, tutt’altro. Anche nel sociale, infatti, con gli strumenti adeguati è possibile ricavare dati importanti e guidare scelte e attività sulla base delle informazioni che si ottengono. È chiaro che, senza appositi strumenti, la raccolta di dati e informazioni, nonché la loro rielaborazione, diventano operazioni davvero onerose.
Ma una soluzione c’è: GeCaS, la cartella sociale informatizzata.
GeCaS: soluzioni digitali per il sociale
Applicare un modello Data-Driven nel sociale è possibile, grazie alla digitalizzazione dei processi permessa da GeCaS, la cartella sociale informatizzata. Con la piattaforma la gestione dei progetti, le attività degli operatori e la rendicontazione delle attività diventano digitali.
Ogni elemento diventa parte integrante di un unico sistema, grazie al fatto che tutti i soggetti coinvolti registrano in modo digitale quanto fatto. Così facendo, i dati raccolti sui servizi erogati, sugli utenti coinvolti, sulle prestazioni degli operatori, sui costi finanziari dei progetti sono preziosi per attività di discovering e progettazione. I dati raccolti, infatti, possono essere aggregati e analizzati, definendo anche indicatori utili per l’attività programmatica e organizzativa.
L’obiettivo? Offrire servizi sempre più “utenti-centrici”, ossia studiati su misura per le reali esigenze dei cittadini e del territorio.
Monitorare e misurare i processi
Sono proprio i dati e gli indicatori che ne derivano a permettere di capire, in ogni momento, “come stanno andando le cose” e fare analisi previsionali, per migliorare l’intero sistema. Gli indicatori, detti anche KPI, aiutano a misurare i processi e i risultati ottenuti, individuando sia i punti deboli che le opportunità di miglioramento. In questo modo, le decisioni strategiche sono guidate dai dati.
Facciamo un esempio. Capita spesso che bisogni e servizi si ripetano nel tempo, con dinamiche talvolta molto simili. Se è attivo un monitoraggio tramite la raccolta puntuale di dati, si rileverà questa situazione, si potranno svolgere analisi preventive e definire strategie operative ancor prima che un bisogno si manifesti.
Così facendo si eroga un servizio di maggior qualità e si risponde concretamente ai bisogni di ogni utente.
Come cambia il lavoro con GeCaS?
Uno dei principali vantaggi offerti da GeCaS e dalla digitalizzazione dei processi consiste nel fatto che, anche se si raccolgono grandi moli di dati e informazioni, le attività operative non risentono di alcun appesantimento, anzi. Digitalizzare un processo significa registrare operazioni e attività su una piattaforma virtuale, proprio come attualmente si fa sulla carta. Questa operazione, oltre a non aggiungere passaggi o ore di lavoro, permette a tutti di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno, senza registrazioni doppie o la necessità di ricercare in altri uffici dati e moduli. Dall’analisi del bisogno, fino alla rendicontazione finale, tutte le informazioni sono registrate e integrate in un unico luogo. Questo significa che, a programmazione effettuata, gli operatori conosceranno tutto quanto c’è da sapere sugli utenti e sulle attività da svolgere, così come gli uffici addetti alla rendicontazione sapranno in automatico quante ore sono state erogate e da chi, consultando a loro volta le registrazioni degli operatori. Non solo, i dati possono essere interrogati e molte azioni automatizzate.