L’erogazione di un servizio, per quanto sia sicuramente l’attività che più di tutte emerge in superficie, è solo una parte dell’intero processo socio assistenziale, che vede coinvolti diversi Enti, Società e Operatori. Un flusso che inizia con la richiesta di aiuto di un utente e che, solo dopo diversi passaggi e attività, arriva alla sua conclusione. Tutti i progetti, ad esempio, devono essere debitamente rendicontati e questa attività, svolta da personale amministrativo, spesso risulta complessa e articolata, proprio per l’eterogeneità dei servizi e i differenti soggetti coinvolti.
La rendicontazione, però, è una fase essenziale per assicurare che tutto sia stato eseguito nel modo, nei tempi e nei costi previsti. L’obbligo di monitoraggio e rendicontazione, quindi, può causare criticità e spesso richiede molto tempo, con il rischio di commettere errori. Ma esiste una soluzione: la digitalizzazione.
La rendicontazione in ambito socio assistenziale
Il tema della rendicontazione, quando si parla di servizi e progetti di natura socio assistenziale, tocca diversi soggetti. Gli Enti erogatori delle attività, i Comuni, gli Ambiti, i Servizi Sociali e le relative strutture amministrative. A seconda dei casi, la rendicontazione può avvenire a diversi livelli, richiedendo l’approvazione delle attività, la verifica di quanto svolto, il controllo delle fatture e degli importi, con tutte le relative registrazioni.
Del resto, la consuntivazione di quanto effettivamente erogato e delle spese realmente sostenute è essenziale per il corretto svolgimento di un progetto in cui sono coinvolti spesso più partner. Si monitorano contemporaneamente lo stato di avanzamento amministrativo, finanziario e fisico delle attività, sempre con un’attenzione particolare al rispetto di tutti i requisiti definiti e degli adempimenti previsti. Un processo trasversale agli enti e ai soggetti coinvolti, che pone l’accento su temi quali il controllo e il monitoraggio, sempre basati su registrazioni e documentazione giustificativa puntuali e disponibili.
Si tratta, quindi, di un processo articolato e complesso, che espone a diversi rischi, relativi ad esempio ad un errore nella registrazione di un dato o in una condivisione non efficace di informazioni e documenti.
Le attività da semplificare per una rendicontazione più semplice
Non si può venire meno all’obbligo di rendicontare le attività e i servizi erogati, ma è possibile trovare delle soluzioni per migliorare il processo e, soprattutto, semplificare. In particolar modo, noi di Klan.IT siamo convinti che gli strumenti digitali possano essere un valido aiuto, in quanto facilitano la condivisione di dati e l’accesso alle informazioni. Le principali attività che si dovrebbero semplificare sono:
– La registrazione dei servizi erogati e delle relative ore, in carico agli operatori incaricati;
– La successiva rendicontazione delle attività da parte degli enti erogatori accreditati;
– La verifica in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti che i Comuni e gli Ambiti affidano;
– La condivisione delle informazioni e la regolazione degli accessi alle stesse;
– Il controllo dei dati rendicontati e delle fatture che il Comune e gli Ambiti ricevono dagli Enti erogatori.
GeCaS, la cartella sociale informatizzata, semplifica il processo di rendicontazione
Come già anticipato, noi di Klan.IT crediamo nella digitalizzazione come in un cambiamento che ha lo scopo di semplificare le attività e agevolare il lavoro quotidiano delle persone. La nostra Business Unit dedicata al mondo sociale lavora a soluzioni IT per il settore da anni, mettendo in campo esperienze e conoscenze acquisite nel tempo.
Abbiamo studiato GeCaS, la cartella sociale informatizzata che aiuta operatori, Enti e società del settore socio assistenziale nel proprio lavoro quotidiano. Tra le funzionalità presenti, c’è proprio anche la gestione della rendicontazione degli interventi, agevolando tutte le attività sopra descritte. È una piattaforma collaborativa, che favorisce la condivisione di informazioni e dati a più livelli, garantendone sempre anche la massima sicurezza. Grazie a GeCaS è possibile gestire l’intero processo.
Per scoprire tutte le funzionalità della cartella sociale informatizzata, visita la nostra pagina dedicata del sito web: https://www.gecas.it/gecas-servizi-funzionalita-cartella-sociale/